임금대장을 전자문서(파일)로 보존이 가능한지
(근기 68207-2666, 2002.8.8.)
질의
-근로기준법 제41조[현 근로기준법 제42조] 및 동법 시행령 제17조[현 동법 시행령제22조]의 규정의 의거 '임금대장'을 파일 형태의 전자문서로 보존함이 올바른 법 적용인지 여부
-위 항과 관련하여 '파일형태로 보존한다' 함은 당사 인사정보시스템 상에 존재 하는 데이터베이스의 보관을 말하며 이때 데이터베이스는 주기적으로 백업하고 '임금대장'의 요청 시에는 즉시 출력이 가능한데 이러한 보존방식의 업무처리에 하자는 없는지?
-기타 동 업무와 관련하여 당사가 유의해야 할 사항
회시 답변
귀 질의내용이 명확하지 아니하여 정확한 답변이 곤란하나, 근로기준법 제41조 [현 근로기준법 제42조]의 입법취지는 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁 발생시 사용자에게 근로계약에 관한 중요한 서류를 보존하도록 의무를 부여 함으로써 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호 하기 위한 것으로 사료되는 바, 동법 제47조[현 근로기준법 제48조] 및 동법 시행령 제22조[현 동법 시행령 제27조]의 규정에 의해 작성된 임금대장을 전자 문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 근로기준법 제41조[현 근로기준법 제42조] 위반으로 보기는 어렵다고 사료됨.
- 다만, 유지 보수에 따른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 하므로 해킹 등에 따라 보존되지 아니한 결과가 발생하는 경우에는 법 위반의 책임을 질 수도 있을 것임.
(근기 68207-2666, 2002.8.8.)
관련 정보
- 연차휴가 서류 보존 기간의 기산점(근로기준정책과-3116, 2022.10.5.)
- 근로계약서에 임금 또는 수당 계산식을 기재하지 않으면 법 위반인지(근로기준정책과-6461, 2019.12.24.)
- 회사 분할 또는 합병 시 근로계약서, 근로계약 서류 보존 의무(근로기준정책과-3793, 2020.9.21.)
- 임금대장
- 임금명세서가 법정 보존 대상 서류인지(근로기준정책과-3006, 2021.9.24.)
관련 법률
근로기준법 제41조(근로자의 명부)
① 사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 일용근로자에 대해서는 근로자 명부를 작성하지 아니할 수 있다. <개정 2021. 1. 5.>
② 제1항에 따라 근로자 명부에 적을 사항이 변경된 경우에는 지체 없이 정정하여야 한다.
근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)
사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.
근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등)
①법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다. <개정 2021. 3. 30.>
1. 근로계약서
2. 임금대장
3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류
5. 승급ㆍ감급에 관한 서류
6. 휴가에 관한 서류
7. 삭제 <2014. 12. 9.>
8. 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항ㆍ제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류
9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류
②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.
1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날
3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날
4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날
5. 삭제 <2018. 6. 29.>
6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날
7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)
8. 그 밖의 서류는 완결한 날
