보고관리 규정

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제1장 총칙

제1조【목 적】

이 규정은 회사의 보고서를 체계적으로 정리하고 그 관리방법을 확립하여 보고서의 표준화와 간소화 및 그 통제를 도모함으로써 업무능률의 향상을 꾀함을 목적으로 한다.

제2조【정 의】

이 규정에서 보고서라 함은 대내적으로 업무에 관한 통계 및 기록 기타의 참고자료를 정례적으로 보고하는 제반문서를 말한다.

제3조【구 분】

① 보고서는 다음과 같이 구분한다.

1. 정기보고서：일정한 기일에 제출하는 보고서
2. 수시보고서：일정한 사항이 발생할 때마다 제출하는 보고서

② 필요에 따라 임시로 제출하는 임시보고서는 이 규정의 적용을 받지 아니한다.

제4조【서식과 규격】

보고서의 서식과 규격은 제4장에 정한 보고서설계기준에 의한다.

제2장 보고서의 제정・개폐

제5조【제정・개폐】

① 보고서의 제정・개폐는 다음의 서류를 소관부서에서 구비하여 관계부서의 합의와 주무부서의 심의를 거쳐 사장의 승인을 얻어 결정한다.

1. 제 정
   • 가. 보고서제정품의서(보고서의 명칭, 제출을 청구하는 범위, 작성기준일, 제출기한, 제출목적과 이용방법 등)
   • 나. 규격이 기재된 서식
2. 개 정
   • 가. 보고서개정품의서(보고서의 개정이유, 개정사항 등)
   • 나. 규격이 기재된 서식
   • 다. 현재 사용중인 보고서
3. 폐 지
   • 가. 보고서폐지품의서(폐지이유)
   • 나. 현재 사용중인 보고서

② 품의서 내용의 일부로서 보고서가 제정・개폐될 때에는 이를 보고서 제정・개폐품의서에 갈음할 수 있다.

제6조【심 의】

주무부서는 전조에 의한 심의를 할 경우에는 표준화, 간소화 및 사무능률의 향상을 기본원칙을 하여 다음 사항을 준수하도록 노력하여야 한다.

1. 소관부서에서 관리하는 보고서에 대하여는 이 규정에 정하는 등록절차를 밟지 아니하고는 보고서의 제출을 청구하지 아니한다.
2. 미등록보고서는 청구받아도 제출하지 아니한다.
3. 보고서는 규정된 기한까지 제출하여야 한다.
4. 등록필보고서에 대하여는 사무간소화의 관점에서 검토하고 항상 합리적인 보고서체계를 유지하도록 한다.

제3장 보고서의 관리

제7조【등록과 정리】

주무부서는 보고서등록대장을 비치하고 보고서의 개정・개폐사항을 등록, 정리한다.

제8조【등록신청의 원칙】

등록을 신청하고자 하는 경우에는 신청하고자 하는 보고서관리에 대하여 다음 각호의 제원칙이 충족되어 있는가를 충분히 검토하여 소관부서장의 승인을 얻어 신청하여야 한다.

1. 필요성의 원칙：경영관리상 그 보고서가 절대로 필요하고 또 서식은 필요하고도 충분한 내용이 표현될 수 있도록 한다.
2. 경제성의 원칙：그 보고서의 작성에 요하는 수고와 비용에 비하여 이용가치가 커야 한다.
3. 단순성의 원칙：그 보고서의 내용이 매우 복잡하거나 이미 등록된 것과 내용적으로 중복되지 않아야 한다. 이미 등록된 것과 부분적으로 중복되는 경우는 정리통합한다.

제9조【동록신청절차】

보고서등록신청절차에 있어서 등록신청자는 등록신청(이하 ‘신청서’라 한다) 및 등록통지서(이하 ‘통지서’라 한다) 각 1부에 소요사항을 기입하고 보고서서식 1부를 첨부하여 주무부서에 제출하여야 한다.

제10조【등록의 기준】

① 주무부서는 신청서의 제출을 받은 때에는 그 내용이 다음 각호에 해당한다고 인정되는 경우를 제외하고는 받은 날로부터 7일 이내에 보고서를 등록하여야 한다.

1. 명확하게 제7조 각호에 정하는 제원칙이 충족되지 아니한 경우
2. 신청자가 그 보고서의 청구자로서 적당하지 아니한 경우
3. 보고서의 청구처가 적당하지 아니한 경우
4. 전각호의 경우 외에 서식, 종류 등이 적당하지 아니한 경우

② 주무부서는 신청서의 내용이 전항 각호에 해당한다고 인정되는 경우에는 그 보고서가 등록에 부적격한 사유를 배제한 조치를 신청자에게 권하여야 한다.

제11조【등록사항】

보고서의 등록사항은 다음과 같이 한다.

1. 신청서
2. 명 칭
3. 청구처
4. 종류별
5. 제출기한
6. 사용목적
7. 서 식
8. 부 수
9. 타처에 송부하는 경우에는 수신처 및 부수
10. 당해보고서를 기초자료로 하여 다시 보고서를 작성하는 경우
    • 가. 명 칭
    • 나. 종류별
    • 다. 사용목적
    • 라. 타처에 송부하는 경우에는 수신처 및 부수
11. 제출책임자

제12조【등록통지】

주무부서는 보고서의 등록을 완료한 때는 등록완료의 통지서에 등록번호, 등록년원일 및 제출책임자를 기입한 후 신청자에게 송부하고 등록통지서에 의하여 등록완료의 사실을 청구처에 통지한다.

제13조【신청서의 폐지】

① 등록신청서를 폐지하고자 할 경우 그 신고서 사본의 송부처의 양해를 얻어야 한다.
② 전항에 의하여 신청사본의 송부처의 양해를 얻은 경우는 청구처 및 주무부서에 대하여 신청서의 폐지를 통지한다.
③ 주무부서는 폐지통지를 받은 때는 그 보고서의 등록을 취소한다.

제14조【등록보고서의 이용도조사】

주무부서는 등록된 보고서의 이용상황을 수시 조사하여 보고서운영의 효율화를 기한다.

제15조【보고서관리표】

① 주무부서의 장은 매반기마다 기중에 받아야 할 보고서를 소관부서의 장과 합의조정한 후 보고서관리표를 작성하여 부서에 보낸다.
② 보고서의 제출을 요구한 소관부서는 보고서접수일람표를 작성, 비치한다.

제16조【보고서관리책임자】

각 부서에서는 과장을 보고서관리책임자로 하고 보고서관리표에 의하여 제출기일의 지연 또는 제출누락이 없도록 관리한다.

제17조【보고서의 제출기일】

보고서의 제출기일을 정할 때에는 도착일자를 지정하며, 보고를 하여야 할 부서는 지정된 제출기일을 엄수하여야 한다.

제18조【보고서제출일자의 배분】

소관부서의 장은 부서가 일시에 많은 보고서를 제출하지 아니하도록 조정하여 제출일자를 균형 있게 배분한다.

제19조【해당사항무 보고】

정기보고에 있어서 보고해당사항이나 이동사항이 없는 경우에는 해당사항무 보고서를 사용하여 보고하여야 한다.

제4장 보고서 설계기준

제20조【지질】

지질은 사용목적, 취급횟수, 사무처리의 경로, 사무용 기계기구, 보존기간 등을 참작하여 선정하되 갱지를 사용함을 원칙으로 한다.

제21조【규격】

용지의 규격은 기재사항의 다과․우송․배부․계산․편철 등 사무처리상의 편의나 작성에 사용되는 기계기구(타이프․등사기 등)와의 관계를 참작하여 가능한 한 최소규모를 택하되 기본규격은 4․6판 8절지로 한다.

제22조【문체와 서식】

문체는 간결명료하게 하여야 하며 서식은 가로쓰기를 원칙으로 한다.

제23조【기재사항】

보고서에는 발송처․제출처․발송기한․발송일자․작성자성명 등의 기재란을 설치하며 송장은 쓰지 아니한다.

제24조【설계기준】

보고서설계기준은 다음에 의한다.

1. 기재항목은 소관부서의 업무보고서류, 기타 관계서류의 기재항목순으로 배열한다.
2. 보고서는 좌철 또는 상철을 원칙으로 하고 철공의 위치(간격은 70mm표준)를 표시하여 편  철이 편리하도록 한다.
3. 표제는 보고의 내용을 간명하게 표시하고 그 보조적인 설명(조사기일, 기간 등)은 표제 아래의 괄호 안에 기재한다.
4. 보고서의 작성요령(계산방법, 산출공식 등), 주의사항, 경로 등을 여백에 간략하게 기재한다.
5. 부동항목은 인쇄하고 되도록 해당사항에 ‘체크’하는 방법을 택한다.
6. 항목분류번호를 붙이는 경우에는 1․⑴․가․㈎의 순에 따른다.

부칙

이 규정은 0년 0월 0일부터 시행한다.