사용증명서
노동자가 퇴직 후에 새로운 직장에 재취업을 위하여 이력서를 작성할 경우에, 이전에 근무한 직장의 사용자가 근무경력 등을 증명하는 서류를 사용증명서라고 한다. 경력증명서 퇴직증명서 등의 명칭으로 불리운다.
근로기준법 제39조는 퇴직한 노동자가 청구할 때에는 사용증명서를 교부해야 하는 사용자의 의무를 명시하고 있다. 사용자는 퇴직의 사유를 불문하고 노동자가 청구하는 경우에는 사용증명서를 교부해야 하므로 징계해고를 하였다고 하더라도 사용증명서 교부를 거부할 수는 없다(위반 시 500만원 이하의 과태료). 다만, 근로일수가 30일 미만인 노동자에 대해서는 사용증명서 교부 의무를 면제된다.
사용증명서에 기재할 내용
사용증명서에는 사용기간, 업무의 종류, 지위와 임금 기타 필요한 사항 중에서 노동자가 청구하는 사항만을 기재하여야 한다. 사용증명서의 목적은 퇴직한 노동자의 재취업에 유리하도록 하는 데 있으므로, 노동자가 재취업에 불리하다고 생각하여 요구하지 않은 사항에 대하여 사용자가 임의로 기재할 수는 없다.
또한 사용증명서에 대해서는 별도의 형식을 갖출 것을 요하거나 사용증명서에 갈음하여 다른 자료를 요구할 수 있는 것은 아니라고 해석되므로, 노동부 행정해석은 노동자가 사용증명서에 갈음하여 급여명세서나 월별근무기록, 시말서, 원천징수 영수증, 취업규칙 등의 사본을 요구한다고 해서 사용자가 이를 교부할 의무가 있는 것은 아니라고 본다(1992.11.17, 근기01254-1870).
또한 근로기준법상 근로계약서, 임금대장, 노동자명부 등 각종 서류의 보존기한이 3년으로 규정되어 있으므로, 근로기준법 시행령은 노동자가 사용증명서를 청구할 수 있는 기한을 퇴직 후 3년 이내로 제한하고 있다. 물론 3년이 경과한 후에도 사용증명서를 교부할 법적 의무가 없을 뿐이며, 사용증명서의 교부를 청구하고 임의로 교부하는 것을 제한하는 것은 아니다.
관련 정보
- 사용증명서 발급 시점인 '즉시'의 개념(근로기준정책과-2304, 2020.6.9.)
- 채용이 취소된 경우에도 사용증명서를 발급해주어야 하는지(근로기준정책과-4237, 2022.12.28.)
- 사용증명서 발급 업무 담당자가 과태료 부과 대상이 되는지(근로기준정책과-1378, 2022.4.25.)
- 아르바이트도 경력증명서를 발급 받을 수 있나요?
- 경력증명서 서식
- 퇴직증명서 서식
- 재직증명서 서식
관련법률
근로기준법 제39조(사용증명서)
① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.
근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)
법 제39조제1항에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다.
근로기준법 제116조(과태료)
② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과한다.
2. 제39조를 위반한 자
근로기준법 시행령 제60조(과태료의 부과기준)
법 제116조제1항 및 제2항에 따른 과태료의 부과기준 (법 제39조에 따른 사용증명서 교부의무를 위반한 경우)
1. 사용증명서즉 즉시 내어주지 않은 경우 : 1차위반 : 30만원, 2차위반 : 50만원, 3차위반 : 100만원
2.사실과 다르게 적은 사용증명서를 내어준 경우 : 1차위반 : 50만원, 2차위반 : 100만원, 3차위반 : 200만원
3. 근로자가 요구하지 않은 사항을 사용증ㅁ여서에 적은 경우 : 1차위반 : 80만원, 2차위반 : 150만원, 3차위반 : 300만원
