전자근로계약서와 전자근로계약서 사용시 주의사항
전자근로계약서란
전자근로계약서는 정보처리시스템에 의하여 근로계약이 체결되었음을 증명하는 출력 가능한 전자문서를 말합니다.
- 정보처리시스템이란, 전자문서법 제2조제2호에 따라 전자문서의 작성ㆍ변환, 송신ㆍ수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 말합니다.
- 전자문서란, 전자문서법 제2조제1호에 따라 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보를 말합니다.
전자근로계약서의 효력
전자문서로 체결된 근로계약서도 문서로서 효력 있습니다.
전자근로계약서 작성으로 인정되는 경우 예시
- 사내전산망, 워크넷 등 인터넷 구인구직 사이트 등에 마련된 근로계약서 작성 프로그램을 이용하여 작성하는 경우
- 수기(手技), 한글, 워드 등 문서작성 프로그램 등으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 저장(전자화문서)하는 경우
전자근로계약서의 효력을 인정받기 위해서 확인해야 할 것
- 구인구직사이트 등이 운영하는 전자근로계약서 작성 정보처리 시스템(워크넷, 알바몬 등)은 근로계약서를 작성,,확인,수정할 수 있고 작성된 전자근로계약서가 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람, 출력할 수 있어야 합니다.
- 당사자 서명을 포함한 문서를 전자화하거나, 전자서명법에 의한 전자서명할 수 있어야 합니다.
- 전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 읽기전용문서로 저장해야 합니다. (읽기전용 PDF 파일, 배포용 HWP 문서, 이미지 파일인 JPG, TIF 등)
- 전자근로계약서 작성을 지원하는 정보처리시스템을 마련하는 경우, 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서의 내용을 수정하면 상대 당사자가 이를 바로 확인할 수 있는 장치 마련해야 합니다.
- DRM(불법복제방지기술),워터마크(근로계약서 작성프로그램에 내장) 등
전자근로계약서의 교부
전자근로계약서의 교부 방법
- 종이로 출력하여 근로자에게 직접 전달하는 방법
- 전자적 방법을 통해 근로자에게 전송하는 방법
- 자동 송수신되도록 구축된 정보처리시스템으로 전달하는 방법
- 사내전산망의 정보처리시스템으로 전달하는 방법
- 근로자가 지정한 소프트웨어 및 이에 부속한 저장공간(애플리케이션)으로 전달하는 방법
- 전자문서법에 따른 공인전자주소로 전달하는 방법
- 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등을 이용하여 근로자에게 전달(전송)하는 방법
잔자근로계약서를 제대로 교부하였는지를 판단하는 기준
- 근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보시스템을 지정한 경우
- 사용자가 해당 정보처리시스템에 전자근로계약서를 입력한 때(전자근로계약서가 해당 정보처리시스템 서버에 수신된 때) 사용자가 근로 계약서를 교부한 것으로 볼 수 있음
- 사용자가 근로자 지정이 아닌 다른 정보처리시스템에 입력한 경우에도 근로자가 이를 확인하여 출력한 경우 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있음
- 근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보시스템을 지정하지 않은 경우
- 사용자가 근로자가 관리하는 정보처리시스템에 입력한 때(해당 정보처리시스템 서버에 전자근로계약서가 수신된 때)에는 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있음
- 다만, 근로자가 근로계약서를 전자적 방법으로 받는 것에 동의하지 않는 경우 사용자는 근로계약서를 서면 교부하여야 함
- 사용자가 근로계약서를 교부하면서 근로자가 수신을 확인할 것을 조건으로 한 경우
- 사용자가 근로자로부터 수신확인 통지를 받은 때 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있음
전자근로계약서 관련 주요 사례
Q 이메일을 통한 전자적 방법으로 전자근로계약서를 교부한 경우 제대로 교부한 것인지에 대해 어떻게 판단하나요?
A. 근로자가 사용하는 이메일 계정에 전자근로계약서를 정상적으로 발송했다면, 전자근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다.
그러나 근로자가 이메일 수신을 동의하지 않거나 거부하는 경우에는 근로계약서를 문서로 출력하여 직접 전달하여야 전자근로계약서를 제대로 교부한 것으로 인정됩니다.
Q 전자근로계약서는 회사가 일방적으로 수정할 수 있지 않나요?
A. 전자근로계약서를 작성한 이후에는 어느 일방이 임의적으로 수정할 수 없도록 읽기전용 PDF나 배포용 한글문서, 사진 등 이미지 파일, 사진 등 읽기전용문서로 저장해야 합니다.
스캔 등의 과정을 거쳐서 '전자화'하는 것이 아니라 근로계약서 작성 프로그램을 이용하는 경우, 계약 당사자 일방이 서명한 이후 근로계약서를 변경하면 상대 당사자가 이를 바로 알 수 있는 프로그램 시스템이 마련되어 있어 합니다.
Q 전자근로계약서는 어떻게 보존하나요?
A. 근로계약서는 해당 근로자가 근무하는 기간 뿐만 아니라 근로관계 종료 후 3년간 보존해야 합니다. 전자근로계약서도 마찬가지로 최소 3년간 보존해야 합니다.
특히, 전자근로계약서의 경우에는 아래의 요건을 갖춰야만 근로계약서 보존의무를 이행한 것으로 인정됩니다.
- 전자근로계약서의 내용을 열람할 수 있을 것
- 전자근로계약서가 작성 및 송신 수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
- 전자근로계약서의 작성자, 수진자 및 송신 수신 일시가 포함된 경우 그 부분이 보존되어 있을 것
- 종이로 작성된 근로계약서를 PDF, 사진파일 등으로 전자화 하는 등 변환하여 보관하는 경우에는 위 3가지 요건과 함께 추가로 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일할 것
관련 정보
- 근로조건의 명시와 근로계약서 교부 의무화
- 전자근로계약의 효력과 전자근로계약시스템을 통한 전자근로계약서의 교부 방법(근로기준정책과-6384, 2016.10.12.)
- 정보처리시스템을 이용하여 해고통지,연차촉진,취업규칙 변경,근로자대표 선출 등이 가능한지(근로기준정책과-3257, 2019.6.10.)
- 전자근로계약의 유효 요건 : 읽기전용문서로 저장되거나 수정시 상대방이 이를 확인할 수 있어야 한다.(근로기준정책과-1797, 2023.6.1.)
- 표준근로계약서 모음
- 사내전산망을 통해 임금명세서를 교부해도 되는지(근로기준정책과-1938, 2022.6.22.)
관련 법률
근로기준법 제17조(근로조건의 명시)
① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. 근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다. <개정 2010. 5. 25.>
1. 임금
2. 소정근로시간
3. 제55조에 따른 휴일
4. 제60조에 따른 연차 유급휴가
5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건
② 사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다. <신설 2010. 5. 25., 2021. 1. 5.>
전자문서 및 전자거래 기본법 제2조(정의)
이 법에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. '전자문서'란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보를 말한다.
2. '정보처리시스템'이란 전자문서의 작성ㆍ변환, 송신ㆍ수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 말한다.
전자문서 및 전자거래 기본법 제4조(전자문서의 효력)
① 전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다.
② 보증인이 자기의 영업 또는 사업으로 작성한 보증의 의사가 표시된 전자문서는 「민법」 제428조의2제1항 단서에도 불구하고 같은 항 본문에 따른 서면으로 본다. <신설 2016. 1. 19.>
③ 삭제 <2020. 6. 9.>
